Zasady przetwarzania danych osobowych

Co to jest RODO?

RODO to powszechnie używany skrót Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95 / 46 / WE (zwanego ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych).

RODO nakłady nie tylko na nas obowiązki informacyjne i związane z bezpieczeństwem przetwarzania danych, ale także wskazuje jakie prawa przysługują Tobie. Niniejszy dokument służy prezentacji informacji o tym jak przetwarzamy Twoje dane osobowe.

Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych jest Platforma Detalistów sp. z o.o., ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa, NIP 5213796333 , REGON 368414541, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000697156, z kapitałem zakładowym 40 000 zł, wpłaconym w całości,

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania skontaktuj się z nami e-mailem: iod@platformadetalistow.pl.

W jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Może tak się zdarzyć w określonych sytuacjach, że pozyskamy Twoje dane od osoby trzeciej w związku ze świadczoną usługą – w takim przypadku zawsze Ciebie poinformujemy o źródle pochodzenia danych oraz jakie dane przetwarzamy.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych dedykowane świadczonym usługom (witrynom internetowym, aplikacjom mobilnym, aplikacjom internetowym) są dostępne dla użytkowników tych usług, w szczególności są to:

Informacje szczegółowe:

Realizacja umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. b RODO,
Kategorie odbiorców danych: Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientów, administracyjną, informatyczną i prawną,
Czas przetwarzania: Czas przetwarzania zależny jest od czasu trwania działań zmierzających do zawarcia umowy lub odpowiednio od czasu trwania umowy (cel pierwotny), a po jej rozwiązaniu lub gdyby nie doszło do jej zawarcia to przetwarzanie odbywa się dalej wyłącznie na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (cel wtórny),
Wymóg podania danych: Wymagamy podania danych, które warunkują skorzystanie z usługi. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przed podmiot danych.

Obsługa zapytań (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. a RODO. Odpowiedź udzielona jest e-mailem lub w miarę możliwości w inny sposób jaki zażyczył sobie podmiot danych (np. za pomocą social media),
Kategorie odbiorców danych: Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientów, administracyjną i informatyczną,
Czas przetwarzania: Od momentu kontaktu z nami do czasu udzielania odpowiedzi (cel pierwotny), a po udzieleniu odpowiedzi przetwarzanie odbywa się dalej wyłącznie na potrzeby przechowywania informacji w zakresie prowadzonej komunikacji na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (cel wtórny),
Wymóg podania danych: Podanie danych jest dobrowolne. Brak podania e-maila lub innych danych wymaganych do nawiązania kontaktu uniemożliwia goi udzielenie odpowiedzi. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przez podmiot danych.

Obsługa techniczna (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. f RODO. Uzasadniony interes polega na udzieleniu wsparcia technicznego w związku z realizacją Usługi.
Kategorie odbiorców danych: Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientówi informatyczną,
Czas przetwarzania: Od momentu kontaktu z nami do czasu udzielania wsparcia technicznego (cel pierwotny), a po udzieleniu wsparcia technicznego przetwarzanie odbywa się dalej wyłącznie na potrzeby przechowywania informacji w zakresie prowadzonej komunikacji na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (cel wtórny).
Wymóg podania danych: Wymagamy podania e-maila. Brak uniemożliwia kontakt i udzielenie odpowiedzi. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przez podmiot danych.

Obsługa reklamacji (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. f RODO. Uzasadniony interes polega na przeprowadzeniu procesu reklamacyjnego.
Kategorie odbiorców danych: Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientów, administracyjną, informatyczną i prawną,
Czas przetwarzania: Od momentu kontaktu z nami do czasu zakończenia procesu reklamacyjnego (cel pierwotny), a po zakończeniu przetwarzanie odbywa się dalej wyłącznie na potrzeby przechowywania informacji w zakresie przeprowadzonej reklamacji na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (cel wtórny),
Wymóg podania danych: Wymagamy podania e-maila. Brak uniemożliwia przeprowadzenia procesu reklamacji. Możemy poprosić o wskazanie innych wymaganych danych, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu reklamacyjnego. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przez podmiot danych.

Przechowywanie dokumentacji na potrzeby rozliczeń podatkowych (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. c RODO. Obowiązek prawny wynika z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientów, administracyjną, informatyczną i księgową,
Czas przetwarzania: Dokumenty podatkowe, w tym faktury VAT, musimy przechowywać przez 5 lat zgodnie z przepisami ww. ustawy. Okres ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.
Wymóg podania danych: Dane podane obligatoryjnie na potrzeby rozliczeń podatkowych. Brak podania danych uniemożliwia skorzystanie z płatnych usług. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przez podmiot danych.

Przechowywanie dokumentacji na potrzeby sporów

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. f RODO. Uzasadniony interes polega na przetwarzaniu danych w związku z możliwością ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych przez Administratora,
Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klientów, administracyjną, informatyczną, księgową i prawną,
Czas przetwarzania: 6 lat,
Wymóg podania danych: Dane jakie podmiot danych podał wcześniej w związku z określonym procesem przetwarzania. Dodatkowe dane mogą być pozyskane od podmiotu danych w trakcie realizacji celu.

Prowadzenie rekrutacji (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. a RODO,
Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą kadrową/HR , administracyjną i informatyczną,
Czas przetwarzania: Od momentu rozpoczęcia procesu rekrutacji do jej zakończenia (cel pierwotny) a po jej zakończeniu przetwarzanie odbywa się dalej wyłącznie na potrzeby przechowywania informacji w zakresie przeprowadzonej reklamacji na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (cel wtórny). Zakończenie rekrutacji następuje albo na Twój wniosek albo na wniosek osoby prowadzącej rekrutację po stronie Administratora.
Wymóg podania danych: Podanie danych jest dobrowolne. Wymagamy podania danych zwyczajowo przyjętych w CV jak np. imię, nazwisko, wykształcenie, historia zatrudnienia, adres e-mail, numer telefonu. Brak podania danych obligatoryjnych uniemożliwia prowadzenie rekrutacji. Dodatkowe dane mogą zostać podane fakultatywnie przez podmiot danych.

Wysyłka newslettera (cel przetwarzania)

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. a RODO,
Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klienta, administracyjną i informatyczną (do wysyłki newslettera).
Czas przetwarzania: Od momentu zapisania się na newsletter do momentu wypisania się (cel pierwotny), a po wypisaniu się mamy prawo wyłącznie przechowywać informacje o tym kiedy zgoda została udzielona, przez kogo, jakie działania były na podstawie tej zgody realizowane oraz kiedy zgoda została cofnięta (cel wtórny).
Wymóg podania danych: Podanie danych jest dobrowolne. Podanie adresu e-mail umożliwia zapisanie się na newsletter. Brak podania adres e-mail uniemożliwia zapisanie się na newsletter.

Przekazanie danych do Partnera Wdrożeniowego (cel przetwarzania)

podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt. f RODO. Uzasadniony interes polega na przekazaniu danych na wniosek osoby, której dane dotyczą do integratora lub w związku z obsługą zgłoszenia tej osoby. Integracje, które wymagają obligatoryjnie obsługi przez partnera wdrożeniowego możliwe są do przeprowadzenia wyłącznie jeżeli przekażemy dane do kontaktu.
Odbiorcami danych są upoważnieni pracownicy i nasi współpracownicy świadczący usługi związane z obsługą klienta, administracyjną i informatyczną oraz wyłącznie ten partner, który obsługuje sposób integracji / wtyczkę o jaką zawnioskował podmiot danych.
Czas przetwarzania: Przekazanie danych następuje po przesłaniu prośby o dokonanie integracji. Mamy prawo przetwarzać informacje o dacie oraz historii komunikacji związanej z przekazaniem danych do partnera.
Wymóg podania danych: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne w przypadku integracji, które obsługiwane są przez partnera wdrożeniowego. Jeżeli przekazanie danych jest niezbędne z uwagi na sposób integracji/wtyczkę a podmiot danych życzy sobie danego sposobu integracji/wtyczki to dane są przekazane dla możliwości przeprowadzenia procesu.

Za każdym razem gdy piszemy o celu wtórnym przetwarzania to należy przez to rozumieć przetwarzanie na potrzeby sporów tj. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych. Okres ten wynosi do 6 lat.

Jakie prawa Tobie przysługują?

Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, w tym prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych i wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Masz prawo cofnąć zgodę w każdym momencie. Cofnięcie zgody jest tak samo łatwe jak jej wyrażenie. Jeżeli wyraziłeś zgodę zapisując się na newsletter możesz wypisać się z poziomu wiadomości jaką otrzymałeś (informacje w stopce). Jeżeli wyraziłeś zgodę na udział w rekrutacji możesz tym kanałem jakim aplikowałeś cofnąć zgodę a jeśli nie jest to możliwe ze względów technicznych (np. platforma do przesyłania cv uniemożliwia wysłanie wiadomości) to możesz napisać e-mail. W każdym wypadku możesz cofnąć zgodę e-mailem. Prosimy o wysłanie wiadomości na adres e-mail: iod@platformadetalistow.pl. Możemy zapytać się Ciebie o powód cofnięcia zgody, ale nie musisz udzielać odpowiedzi.

Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy to zawsze o tym informujemy na etapie pozyskiwania danych. Przykładowo informacje takie (o ile występuje przekazanie) można znaleźć w treści umowy lub regulaminu lub w treści udzielonej zgody.