Eparagony w biurze księgowym. Dlaczego warto?
Nieznajomość tematu lub brak świadomości w kontekście paragonów elektronicznych jest dość częstym zjawiskiem wśród biur księgowych obsługujących naszych klientów. Dlatego w tym artykule opowiemy właśnie o perspektywie księgowej. A dokładniej: dlaczego wprowadzenie e-paragonów opłaca się nie tylko sprzedawcy, ale też jego księgowości?
Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób paragony elektroniczne wpływają na wydajność procesów księgowych (w tym obsługę ewidencji zwrotów czy podmiotów zwolnionych), jak do eparagonów mają się kasy fiskalne i wirtualne oraz co jest ważne przy wyborze dostawcy.
Paragony elektroniczne pozytywnie wpływają na wydajność biur księgowych
Przypomnijmy, że paragon elektroniczny to dokument fiskalny, który jest równoważny pod względem prawnym dokumentowi w formie fizycznej. Zwalnia więc sprzedawcę z konieczności drukowania paragonu. Umożliwiła to m.in. nowelizacja Ustawy o VAT z 31 marca 2020 r., która zrównała paragon tradycyjny z wersją elektroniczną. Jeśli interesują Cię szczegóły, odsyłamy do artykułu: Czy na pewno wiesz, co to jest e-paragon.
Ta (do niedawna niemożliwa) cyfryzacja procesu fiskalizacji nie tylko usprawnia procesy przedsiębiorstwa (m.in. przez automatyzację i obniżenie kosztów czy wydajniejsze procesy logistyczno-magazynowe). Paragony elektronicznie istotnie wpływają też na wydajność pracy biur księgowych.
W jaki sposób?
Księgowy po wprowadzeniu paragonów cyfrowych:
-
– Może korzystać z jednego zbiorczego raportu fiskalnego (okresowego) zamiast obsługiwać tysiące faktur, co zmniejsza nie tylko nakład pracy, ale także obciążenie systemów księgowych. E-paragon jest też wygodniejszym rozwiązaniem w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
– Przyspiesza pracę także w zakresie prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek, ewidencji zwrotów oraz obsługi faktur do paragonów
– Unika ryzyka błędów ludzkich, które pojawiają się dość często przy ręcznym wprowadzaniu paragonu na kasę fiskalną
– Ma lepszą kontrolę (gwarancję) prawidłowego wydania dowodu sprzedaży w obsługiwanej firmie i dodatkowo korzysta z naszego pełnego wsparcia w zakresie zgodności usługi eparagonów z przepisami
– Otrzymuje łatwy i wygodny dostęp do wizualizacji każdego wydanego eparagonu. Może więc zapomnieć o konieczności zaglądania do pamięci kasy fiskalnej
– Może niezmiennie korzystać z dotychczasowych narzędzi – dzięki gotowym integracjom z wiodącymi programami księgowymi usługa eparagony.pl jest wbudowana bezpośrednio w istniejące systemy księgowe. Tutaj sprawdzisz listę integracji.
E-paragony a faktury: mniej pracy i niższe obciążenie systemu
Paragon elektroniczny jest rozwiązaniem, które pozwala odciążyć zarówno księgowego, jak i systemy księgowe. Rozliczenie e-paragonów wykonuje się na podstawie okresowych raportów zbiorczych – te pojawiają się w systemie księgowym i w plikach JPK_V7. Z kolei do rozliczenia faktur potrzebne są osobne zapisy w księgach; poza JPK_V7 należy je też uwzględnić także w JPK_FA. To dodatkowo obciąża pamięć systemu księgowego i jest oczywiście bardziej pracochłonne.
Podobnie sytuacja ma się w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W obecnym kształcie przedsiębiorca będzie miał do wyboru dwie opcje, jeżeli chodzi o rozliczenie faktur konsumenckich: wysyłać je do KSeF (co jest kontrowersyjne w kontekście prywatności danych) lub ujmować je w JPK_FA. Do tego samo wejście w proces KSeF jest dodatkową komplikacją (nawet jeśli proces jest zautomatyzowany), a paragon i tak trzeba wystawić. E-paragony mogą ten dylemat rozwiązać: wystawiając paragon elektroniczny, nie trzeba go uwzględniać ani w JPK_FA ani wysyłać do KSeF.
E-paragony a ewidencja oczywistych pomyłek i ewidencja zwrotów
Paragon elektroniczny sprawia, że procesy ewidencji oczywistych pomyłek i ewidencji zwrotów stają się łatwiejsze i szybsze.
Rozliczając e-paragony, nie trzeba już dołączać papierowych oryginałów do dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 3 marca 2023 roku wystarczy, że w ewidencji zwrotów i/lub oczywistych pomyłek dla eparagonów poda się:
To wszystko!
Faktury do paragonów... a e-paragony
W podobny sposób poprawia się proces wystawiania faktur do paragonów, czyli schemat fiskalny cieszący się popularnością w polskim e-commerce. W standardowym modelu proces ten często jest czasochłonny (m.in. przez konieczność dołączenia paragonu fiskalnego – fizycznie lub cyfrowo – do egzemplarza faktury), a dodatkowo niezbyt klarowny w przepisach prawa.
Wygodną alternatywą są paragony elektroniczne, które charakteryzują się jasnymi ramami prawnymi i jednocześnie wymagają zaledwie dwóch informacji, które trzeba podać, wystawiając fakturę do paragonu: numer dokumentu i numer kasy rejestrującej.
E-paragony a kasa fiskalna i wirtualna
Do wystawiania elektronicznych paragonów fiskalnych konieczna jest odpowiednia kasa online, a dokładnie drukarka fiskalna online. Urządzenie rejestruje sprzedaż, a następnie przekazuje zaszyfrowany plik transakcyjny do zewnętrznego systemu do obsługi paragonów elektronicznych, jak np. HUB eparagony.pl. Co istotne, proces ten jest niezależny od raportowania transakcji do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Aby móc obsługiwać paragony elektroniczne, drukarka musi posiadać odpowiednią certyfikację od Głównego Urzędu Miar. Listę urządzeń z homologacją, które mogą wystawić e-paragon znajdziesz tutaj.
Warto też dodać, że pewną formę cyfrowego paragonu można wystawić także na kasach w postaci oprogramowania, czyli tzw. kasach wirtualnych. Jednak korzystać z nich może zaledwie garstka podmiotów z ograniczonej listy branż (lista branż tutaj). Dlatego e-paragony na drukarce online są tak dużym przełomem dla polskiego handlu: może je wystawiać każdy podatnik niezależnie od profilu działalności czy branży.
Skuteczne rozwiązanie dla podmiotów zwolnionych z fiskalizacji
Warto także wspomnieć o podmiotach zwolnionych z ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W ich przypadku często rekomendujemy uruchomienie eparagonów w miejsce wystawiania faktur imiennych. Są ku temu 3 przesłanki:
- Na potrzeby kontroli skarbowej podmioty zwolnione powinny prowadzić samodzielną ewidencję przychodów: każdy wpływ na konto musi zostać jednoznacznie powiązany z odpowiadającym mu zamówieniem, włączając w to także dane odbiorcy. O ile w przypadku własnego e-commerce może to być w miarę proste (choć czasochłonne), o tyle w przypadku korzystania z marketplace taka ewidencja jest co najmniej problematyczna. Wpłaty na konto sprzedawcy z transakcji na marketplace są często zbiorcze i w dodatku pomniejszone o prowizję. Trzeba więc ręcznie porównywać i dopasowywać systemowe zestawienia transakcji (jeżeli takowe są w ogóle dostępne – w przeciwnym razie trzeba się domyślać) z wpływami na konto. Paragony elektroniczne całkowicie eliminują problem ewidencji. A biura księgowe i przedsiębiorcy nie muszą obawiać się niezgodności w przypadku kontroli skarbowej.
- Dzięki wprowadzeniu eparagonów i pełnej automatyzacji fiskalizacji zyskuje się czas dotychczas poświęcany m.in. na obsługę ewidencji.
- Zwolnienia są w prawie niepewne i bardzo zmienne w czasie, więc trzeba na bieżąco monitorować pojawiające się przepisy.
Zewnętrzny system eparagonowy gwarancją spełnienia wszystkich wymogów prawnych
Na koniec pewien smaczek.
Choć przepisy dotyczące eparagonów są wyjątkowo klarowne, to nadal pozostał jeden problem charakterystyczny także dla paragonów w wersji tradycyjnej. Mowa o dokładnej definicji „wydania” dokumentu. Do skutecznego wydania paragonu elektronicznego z pewnością dojdzie, jeśli w sposób uzgodniony z nabywcą opuści on infrastrukturę informatyczną kontrolowaną przez sprzedawcę po zafiskalizowaniu transakcji.
Wątpliwa byłaby więc sytuacja, w której dostęp do paragonu elektronicznego byłby nadal zależny od infrastruktury wydającego (sprzedawcy), np. tylko w jego aplikacji. Dlatego też wśród doradców prawnych panuje przekonanie, że gwarantem spełnienia wszystkich wymogów formalnych związanych z wydaniem paragonu w wersji elektronicznej jest zewnętrzny system e-paragonów (jak np. HUB eparagony.pl).
Podsumowując, obsługa paragonów elektronicznych jest dla biura księgowego korzystną zmianą w porównaniu do dość żmudnych procesów wymaganych przy paragonach tradycyjnych i fakturach. E-paragony pozwalają zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich, usprawnić pracę oraz znacząco przyspieszyć poszczególne procesy ewidencyjne (zwrotów, oczywistych pomyłek, faktur do paragonów, ewidencję podmiotów zwolnionych czy KSeF). A to wszystko przy zachowaniu dotychczasowych narzędzi księgowych. Sytuacja win-win.
Dziękujemy i do napisania!
