eparagony.pl

eparagony
E-paragony w księgowości

Paragony elektroniczne w biurze księgowym. Dlaczego warto?

Eparagony w biurze księgowym. Dlaczego warto?

Nieznajomość tematu lub brak świadomości w kontekście paragonów elektronicznych jest dość częstym zjawiskiem wśród biur księgowych obsługujących naszych klientów. Dlatego w tym artykule opowiemy właśnie o perspektywie księgowej. A dokładniej: dlaczego wprowadzenie eparagonów opłaca się nie tylko sprzedawcy, ale też jego księgowości?

Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób paragony elektroniczne wpływają na wydajność biur księgowych (w tym obsługę ewidencji zwrotów, oczywistych pomyłek czy obsługę podmiotów zwolnionych), jak do eparagonów mają się kasy fiskalne i wirtualne oraz co jest ważne przy wyborze dostawcy.

Zaczynajmy!

Paragony elektroniczne pozytywnie wpływają na wydajność biur księgowych

Przypomnijmy, że paragon elektroniczny to dokument fiskalny, który jest równoważny pod względem prawnym dokumentowi w formie fizycznej. Zwalnia więc sprzedawcę z konieczności drukowania paragonu. Umożliwiła to m.in. nowelizacja Ustawy o VAT z 31 marca 2020 r., która zrównała paragon tradycyjny z wersją elektroniczną. Jeśli interesują Cię szczegóły, odsyłamy do artykułu: Czy na pewno wiesz, co to jest eparagon.
Ta (do niedawna niemożliwa) cyfryzacja procesu fiskalizacji nie tylko usprawnia procesy przedsiębiorstwa (m.in. przez automatyzację i obniżenie kosztów czy wydajniejsze procesy logistyczno-magazynowe). Paragony elektronicznie istotnie wpływają też na wydajność pracy biur księgowych.
W jaki sposób?
Księgowy po wprowadzeniu paragonów w wersji online:
    Unika ryzyka błędów ludzkich, które pojawiają się dość często przy ręcznym wprowadzaniu paragonu na kasę fiskalną

    Ma lepszą kontrolę (gwarancję) prawidłowego wydania dowodu sprzedaży w obsługiwanej firmie i dodatkowo korzysta z naszego pełnego wsparcia w zakresie zgodności usługi eparagonów z przepisami

    Ułatwia sobie pracę w zakresie prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek, ewidencji zwrotów oraz obsługi faktur do paragonów

    – Może korzystać z jednego (sic!) raportu fiskalnego zamiast obsługiwać tysiące faktur

    – Otrzymuje łatwy i wygodny dostęp do wizualizacji każdego wydanego eparagonu. Może więc zapomnieć o konieczności zaglądania do pamięci kasy fiskalnej

    – Może niezmiennie korzystać z dotychczasowych narzędzi – dzięki gotowym integracjom z wiodącymi programami księgowymi usługa eparagony.pl jest wbudowana bezpośrednio w istniejące systemy księgowe. Listę integracji sprawdzisz tutaj



Ewidencja oczywistych pomyłek, ewidencja zwrotów i faktury do paragonów… a eparagony

Wprowadzenie paragonów elektronicznych sprawia, że procesy ewidencji oczywistych pomyłek i ewidencji zwrotów stają się dla księgowości łatwiejsze i szybsze.
Głównym tego powodem jest fakt, że obsługując paragony online nie trzeba już dołączać papierowych oryginałów do dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 3 marca 2023 roku wystarczy podać numer kasy rejestrującej oraz numer paragonu nadany przez kasę.
W podobny sposób poprawia się proces wystawiania faktur do paragonów, czyli system cieszący się popularnością w polskim e-commerce. W standardowym modelu proces ten często bywa czasochłonny i żmudny (m.in. przez dołączanie paragonu fiskalnego – fizycznie lub cyfrowo – do egzemplarza faktury), a dodatkowo niezbyt klarowny w przepisach prawa.
Wygodną alternatywą stają się więc paragony elektroniczne, które charakteryzują się jasnymi ramami prawnymi i jednocześnie wymagają zaledwie dwóch informacji, które trzeba podać, wystawiając fakturę do paragonu: numer dokumentu i numer kasy rejestrującej.

Eparagony a kasa fiskalna i wirtualna

Do wystawiania elektronicznych paragonów fiskalnych konieczna jest drukarka fiskalna online. Urządzenie rejestruje sprzedaż, a następnie przekazuje zaszyfrowany plik transakcyjny do zewnętrznego systemu do obsługi paragonów elektronicznych, jak np. HUB eparagony.pl. Co istotne, proces ten jest niezależny od raportowania transakcji do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Aby móc obsługiwać paragony elektroniczne, drukarka musi posiadać odpowiednią certyfikację od Głównego Urzędu Miar. Listę urządzeń, które spełniają ten wymóg można znaleźć tutaj.
Warto też dodać, że w przeciwieństwie do kas wirtualnych, które są ograniczone do zaledwie kilku wybranych branż, elektroniczne paragony fiskalne może wystawiać każdy podatnik niezależnie od profilu działalności czy branży.

Zewnętrzny system eparagonowy gwarancją spełnienia wszystkich wymogów prawnych

Choć przepisy dotyczące eparagonów są wyjątkowo klarowne, to nadal pozostał jeden problem charakterystyczny także dla paragonów w wersji tradycyjnej. Mowa o dokładnej definicji „wydania” dokumentu. Do skutecznego wydania paragonu elektronicznego z pewnością dojdzie, jeśli w sposób uzgodniony z nabywcą opuści on infrastrukturę informatyczną kontrolowaną przez sprzedawcę po zafiskalizowaniu transakcji.
Budzącą wątpliwości byłaby więc sytuacja, w której dostęp do paragonu elektronicznego byłby nadal zależny od infrastruktury wydającego (sprzedawcy), np. tylko w jego aplikacji. Dlatego też wśród doradców prawnych panuje przekonanie, że gwarantem spełnienia wszystkich wymogów formalnych związanych z wydaniem paragonu w wersji elektronicznej jest zewnętrzny system eparagonowy (jak np. HUB eparagony.pl).

Skuteczne rozwiązanie dla podmiotów zwolnionych z fiskalizacji

Na koniec kilka słów o podmiotach zwolnionych z ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W ich przypadku najczęściej również rekomendujemy uruchomienie eparagonów – i są ku temu 3 przesłanki:
  1. Na potrzeby kontroli skarbowej podmioty zwolnione powinny prowadzić samodzielną ewidencję przychodów: każdy wpływ na konto musi zostać jednoznacznie powiązany z odpowiadającym mu zamówieniem, włączając w to także dane odbiorcy. O ile w przypadku własnego e-commerce może to być w miarę proste (choć czasochłonne), o tyle w przypadku korzystania z marketplace taka ewidencja jest co najmniej problematyczna. Wpłaty na konto sprzedawcy z transakcji na marketplace są często zbiorcze i w dodatku pomniejszone o prowizję. Trzeba więc ręcznie porównywać i dopasowywać systemowe zestawienia transakcji (jeżeli takowe są w ogóle dostępne – w przeciwnym razie trzeba się domyślać) z wpływami na konto. Paragony elektroniczne całkowicie eliminują problem ewidencji. A biura księgowe i przedsiębiorcy nie muszą obawiać się niezgodności w przypadku kontroli skarbowej.
  2. Dzięki wprowadzeniu eparagonów i pełnej automatyzacji fiskalizacji zyskuje się czas dotychczas poświęcany m.in. na obsługę ewidencji.
  3. Zwolnienia są w prawie niepewne i bardzo zmienne w czasie, więc trzeba na bieżąco monitorować pojawiające się przepisy.

Podsumowując, obsługa paragonów elektronicznych jest dla biura księgowego bardzo korzystną zmianą w porównaniu do dość żmudnych procesów wymaganych przy paragonach tradycyjnych. Eparagony pozwalają zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich, usprawnić pracę oraz znacząco przyspieszyć poszczególne procesy ewidencyjne (zwrotów, oczywistych pomyłek, faktur do paragonów czy ewidencję podmiotów zwolnionych). A to wszystko przy zachowaniu dotychczasowych narzędzi księgowych. Win-win.
Dziękujemy i do napisania!

Spodobał Ci się ten artykuł?
Podziel się nim.