Jak działa e-paragon? Paragony elektroniczne w praktyce
Wraz z rosnącą popularnością eparagonów w polskim handlu, wzrasta zainteresowanie stroną praktyczną. Aby zrozumieć proces wystawienia e-paragonu, warto przyjrzeć się 3 głównym filarom: przepisom prawa, infrastrukturze sklepu oraz roli repozytorium eparagonowego (najlepiej zewnętrznego). Jak zatem działa e-paragon fiskalny?
Odpowiadamy!
Paragon elektroniczny zastępuje papierowy? Pod warunkiem, że spełnia wymogi
Elektroniczny paragon fiskalny to dokument cyfrowy, który może zastąpić tradycyjny paragon. Hasło „może zastąpić”, a nie „zastępuje” to zabieg celowy – żeby tak się stało dokument musi spełnić szereg wymogów określonych w przepisach, które dotyczą m.in. formatu dokumentu czy odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Szczegóły, co to jest e-paragon znajdziesz tutaj.
E-paragony bez kasy fiskalnej? To niemożliwe
Pierwszym elementem układanki niezbędnym do wystawienia eparagonu jest urządzenie fiskalne.
Paragony elektroniczne, które mogą zastąpić papierowe, muszą mieć charakter fiskalny, a więc być wystawione przy udziale urządzenia fiskalnego. To oznacza, że nie da się wystawić e-paragonu bez kasy fiskalnej – urządzenie jest wymagane w przepisach prawa.
Na naszym rynku mamy do czynienia z dwoma scenariuszami, jeżeli chodzi o rodzaj kas fiskalnych obsługujących e-paragony.
- E-paragony dostępne dla każdego sprzedawcy, niezależnie od branży i rodzaju działalności
- E-paragony dostępne dla ograniczonej grupy branż
Każdy sprzedawca może wystawić eparagon korzystając z drukarki fiskalnej typu online.
Dla przedsiębiorcy posiadającego odpowiedni model drukarki fiskalnej online nie ma w przepisach żadnych ograniczeń co do możliwości wystawiania e-paragonów – ani względem rodzaju działalności, ani wielkości czy branży. Nawet podmioty zwolnione z rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej mogą swobodnie wystawiać e-paragony (bywa to m.in. bardziej ekonomiczne).
Aby móc obsługiwać paragony elektroniczne, taka drukarka online musi posiadać homologację Głównego Urzędu Miar. Na rynku istnieje już wiele takich urządzeń – sprawdź pełną listę modeli drukarek fiskalnych.
Chodzi tu o paragony cyfrowe wystawiane za pomocą ręcznych kas fiskalnych lub kas w formie oprogramowania (tzw. kas wirtualnych). Możliwość korzystania z takiego rozwiązania ma jednak tylko garstka branż (dla kas wirtualnych wymieniliśmy je tutaj). W dodatku dotyczy to tylko niewielkiej liczby modeli kas.
Rola repozytorium eparagonów. Zewnętrzne = bezpieczniejsze?
Drugim niezbędnym elementem w procesie wystawiania eparagonów jest repozytorium.
Mimo że to kasa fiskalna jest odpowiedzialna za wystawienie paragonu elektronicznego, nie jest ona w stanie dostarczyć go do sprzedawcy i klienta, i to w formacie, który będzie dla obu stron czytelny i zrozumiały.
Właśnie w tą lukę wchodzi repozytorium e-paragonów, które odgrywa rolę pośrednika pomiędzy urządzeniem fiskalnym a stronami transakcji. Repozytorium pozwala sprzedawcy spełnić fiskalny obowiązek wobec nabywcy (i państwa): prawidłowo i skutecznie wystawić i wydać e-paragon fiskalny. W przypadku usługi eparagony.pl repozytorium pełni reż rolę serwera eparagonów – przechowujemy tam dokumenty przez wymagany w przepisach okres.
Dobrą i sugerowaną (m.in. przez prawników) praktyką jest korzystanie z repozytorium niezależnego od przedsiębiorcy. Dlaczego? Wyobraźmy sobie sytuację, w której dostęp do paragonu elektronicznego jest możliwy wyłącznie w ramach infrastruktury sprzedawcy, np. w jego aplikacji. Nie daje to żadnej gwarancji, że dokument nie ulegnie manipulacji czy nagle… nie zniknie. Mówimy więc o kwestiach bezpieczeństwa.
Warto wiedzieć, że repozytorium eparagony.pl daje też gwarancję, że każdy udostępniony dokument jest oryginalnym dokumentem fiskalnym. Jest to jednocześnie dowodem na odprowadzenie podatku VAT przez sprzedawcę.
Jak działa e-paragon? Proces krok po kroku
To, jak działa e-paragon jest wynikiem przepływu informacji między urządzeniem fiskalnym, repozytorium eparagonów i infrastrukturą sklepu (oraz oczywiście wymogów prawnych).
Pierwszym krokiem do wystawienia e-paragonu jest rejestracja transakcji w pamięci chronionej urządzenia fiskalnego. W tradycyjnym modelu w tym właśnie momencie nastąpiłby wydruk papieru. Jednak dzięki odpowiedniej konfiguracji drukarki fiskalnej urządzenie ma stałą łączność z repozytorium i stamtąd pobiera informację, że do transakcji ma zostać wystawiony e-paragon. Wydruk zostaje więc zatrzymany.
W drugim kroku urządzenie fiskalne przekazuje zaszyfrowany plik transakcyjny (w formacie określonym przez Ministerstwo Finansów) do repozytorium. Dzieje się to oczywiście automatycznie i, co ważne, niezależnie od obowiązkowego dla każdej drukarki raportowania transakcji do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
W trzecim kroku z zaszyfrowanych danych transakcyjnych repozytorium tworzy wizualizację w postaci e-paragonu fiskalnego i dostarcza ją obu stronom transakcji. Sprzedawca zobaczy dokument w zintegrowanym systemie, np. księgowym, ERP, OMS, kasowym itp. Z kolei nabywca otrzyma e-paragon w sposób, jaki uzgodnił ze sprzedawcą (np. przez regulamin sklepu internetowego).
Aby spełnić wymogi ustawodawcy (w kontekście przepisów prawa) oraz rynku (w kontekście praktycznego zastosowania), jako HUB eparagony.pl dostarczamy paragony elektroniczne w postaci unikatowych linków. Pozwalają one na elastyczne podejście do przekazywania dokumentu nabywcy. Typowo link zostanie osadzony w e-mailu, ale może zostać także wbudowany np. w aplikację sprzedawcy lub przekazany anonimowo, np. kodem QR.
Podsumowując, paragony elektroniczne wymagają współpracy między odpowiednim urządzeniem fiskalnym, repozytorium eparagonów (najlepiej zewnętrznym) oraz infrastrukturą sklepu. W efekcie sprzedawca oraz nabywca otrzymują dostęp do pełnoprawnego paragonu elektronicznego, który zastępuje tradycyjny wydruk.
Dziękujemy i do napisania!
