E-paragon: obowiązkowy czy nie? E-paragon a rozporządzenie
Elektroniczny paragon fiskalny to dowód sprzedaży, który zastępuje tradycyjny paragon. Działający w Polsce oficjalnie od maja 2022 roku (dzięki naszemu HUBowi), eparagon rozwiązuje wiele problemów zarówno dla biznesu, jak i konsumenta. Czy zatem e-paragon jest obowiązkowy (lub będzie)? W jaki sposób paragon elektroniczny został uregulowany w rozporządzeniu i ustawach? Czy to koniec papieru?
Odpowiadamy!
E-paragon nie jest obowiązkowy. I (raczej) nie będzie
Czy e-paragon jest obowiązkowy? Nie. Korzystanie z eparagonów jest dobrowolne, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. I nie zapowiada się, żeby miało się to zmienić. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów w ramach grupy roboczej, w której uczestniczymy, plany rozwojowe eparagonów w Polsce nie zakładają wprowadzania obowiązku ich wystawiania.
Uważaj! Jeżeli w ręce trafił Ci artykuł sugerujący, że nadchodzi „koniec papierowych paragonów” to prawdopodobnie został on napisany przez nierzetelnego dziennikarza. W Polsce funkcjonują i będą funkcjonować zarówno paragony papierowe, jak i elektroniczne.
Brak obowiązku przejścia na eparagony dotyczy zarówno rozwiązania państwowego (tzw. hub paragonowy i aplikacja e-Paragony), jak i systemów niezależnych, rynkowych, jak eparagony.pl. Na marginesie warto dodać, że państwowy system nie jest nadrzędny wobec systemów firm prywatnych – wystarczy wdrożyć jeden z nich. Wybór dostawcy leży całkowicie po stronie przedsiębiorcy.
Przepisy prawa dotyczące eparagonów zostały zaprojektowane z otwartością na rozwiązania pochodzące z rynku, w tym na różne modele dystrybucji dokumentów. Legislator miał świadomość, że spółki prywatne mogą lepiej technologicznie odpowiedzieć na potrzeby różnorodnych podmiotów gospodarczych oraz zapewnić stabilność systemową i niezbędne wsparcie techniczne. Więcej o udziale MF w wydawaniu eparagonów pisaliśmy w tym artykule.
Co ważne, przepisy nie przewidują też żadnych ograniczeń podmiotowych. E-paragon na kasie online może wystawić każdy sprzedawca. Branża, wielkość czy rodzaj działalności nie mają tutaj znaczenia. Często na e-paragony decydują się także podmioty zwolnione z ewidencji na kasie fiskalnej – zdarza się, że bardziej się to opłaca niż wystawianie faktur. Pisaliśmy o tym w artykule o rozliczeniach księgowych.
E-paragon fiskalny: podstawa prawna
Jakie przepisy uregulowały e-paragony? Są 3 kluczowe rozporządzenia i ustawy:
- Nowelizacja Ustawy o VAT
- Nowelizacja Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących oraz
- Nowelizacja Rozporządzenia Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące
Powyższe przepisy prawa regulują zarówno e-paragony wystawione na kasie online, jak i tzw. kasie wirtualnej (w przypadku kas wirtualnych są opisane w dedykowanym im rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania).
(1) Nowelizacja do Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 31 marca 2020
Znowelizowana Ustawa o VAT z marca 2020 r. pozwoliła zrównać paragon papierowy z wersją elektroniczną. Elektroniczny paragon fiskalny zyskał tę samą wartość prawną co tradycyjny wydruk.
(2) Nowelizacja do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 21 kwietnia 2020 roku
Znowelizowane Rozporządzenie MF precyzyjnie określiło format, w jakim eparagon powinien funkcjonować, aby być pełnoprawnym dokumentem fiskalnym.
(3) Nowelizacja do Rozporządzenia Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z dnia 29 września 2021
Znowelizowane Rozporządzenie MPiT umożliwiło produkcję i homologację kas, które mogą pozwolić na zatrzymanie wydruku tradycyjnego paragonu, gdy został wydany e-paragon do transakcji.
Dodatkowo w kontekście prawnym pamiętaj, że:
Warto więc się upewnić, że dostawca rozwiązania eparagonowego działa zgodnie z wymogami legislatora (dotyczy to m.in. odpowiedniego formatu pliku czy połączenia z urządzeniem fiskalnym – po szczegóły zajrzyj na stronę co to jest e-paragon).
Czy każdy e-paragon zastępuje paragon tradycyjny?
Nie, nie każdy „paragon w wersji online” będzie pełnoprawnym eparagonem fiskalnym – czyli takim, który może zastąpić papierowy wydruk i mieć taką samą wartość prawną.
Niestety niektóre polskie firmy określają hasłem „e-paragon” np. funkcjonalność w aplikacji marki. Zwykle jest to jednak wyłącznie zabieg marketingowy, bo dokumenty nie spełniają warunków dla e-paragonu fiskalnego. Papierowy paragon i tak jest drukowany.
Jak odróżnić prawdziwy e-paragon od „udawanego”? Spójrz na porównanie w tabeli.
Paragon online, np. w aplikacjach dyskontów spożywczych | Pełnoprawny e-paragon fiskalny (np. z HUBu eparagony.pl) |
Nie zastępuje paragonu papierowego (konieczny jest wydruk) | Zastępuje paragon papierowy (nie trzeba go drukować) |
Nie ma charakteru fiskalnego | Ma charakter fiskalny – dowodzi, że sprzedawca odprowadzi podatek od transakcji |
Format: zdjęcie, plik PDF | Format: zaszyfrowany, nieczytelny dla człowieka plik w formacie określonym przez Rozporządzenie |
Przygotowany przez system sprzedawcy | Stworzony w komunikacji z kasą online z homologacją Głównego Urzędu Miar |
Pod pełną kontrolą sprzedawcy – modyfikowalny i usuwalny | Poza kontrolą sprzedawcy i zawsze dostępny dla kupującego |
Niekompletny z perspektywy przepisów o paragonach fiskalnych | Eparagon w jest pełnoprawnym i kompletnym dokumentem fiskalnym |
Nie ma mocy prawnej, więc nie musi uprawniać do zwrotów lub reklamacji | Uprawnia do zwrotów i reklamacji jako formalnie ważny dokument zakupu |
Czy to koniec papierowych paragonów?
W dobie powszechnej digitalizacji życia pojawienie się eparagonu nie dziwi. Paragon elektroniczny pozwala firmom cyfryzować procesy, które dotychczas były archaiczne i manualne. Jest też wygodny dla konsumenta i wspiera działania proekologiczne. Win-win-win 🙂
Jednak, mimo że tworzymy pierwszy i największy w Polsce HUB eparagonowy i widzimy te korzyści na co dzień, jesteśmy dalecy od opinii, że paragony papierowe znikną całkowicie z życia gospodarczego w Polsce w najbliższych latach. Potwierdzają to chociażby plany Ministerstwa Finansów w zakresie legislacyjnym, które nie zakładają wprowadzenia obowiązku dla eparagonów (o czym wspominaliśmy na początku artykułu).
Technologia pozwala na rozwój i usprawnienia, ale nie jest niezawodna i nie jest w tym samym stopniu dostępna dla każdego – w tych rzadkich przypadkach przydaje się papierowa alternatywa.
Podsumowując, paragony elektroniczne nie są obowiązkowe i nie zapowiada się, żeby miało się to zmienić. E-paragony fiskalne są precyzyjnie uregulowane w kilku aktach prawnych. Do przedsiębiorcy należy wybór dostawcy eparagonowego rozwiązania – i ważne, aby w tym procesie upewnił się, że dostawca działa zgodnie z przepisami.
Chcesz wiedzieć, jak zacząć wystawiać paragony elektroniczne?
Zajrzyj do naszego artykułu, omawiającego 3 warunki, aby wystawiać e-paragony.
Dziękujemy i do napisania!