Jak wystawić e-paragon? 3 warunki, aby wystawiać paragony elektroniczne
„Jak zacząć wystawiać e-paragony" to jedno z najczęściej słyszanych przez nas pytań. I choć nasza odpowiedź zazwyczaj brzmi: „to zależy…”, przedstawimy Ci dziś pewien stały schemat procesu. Oto 3 podstawowe warunki, które sprzedawca musi spełnić, aby zacząć wystawiać paragony elektroniczne.
Zaczynajmy!
Co to jest paragon elektroniczny?
Na początek krótkie przypomnienie. Elektroniczny paragon fiskalny (e-paragon) to paragon w postaci elektronicznej, który zgodnie z prawem całkowicie zastępuje paragon drukowany na papierze. „Fiskalny” to słowo klucz, bo tylko taki eparagon jest pełnoprawnym dowodem zakupu, spełniającym wymogi formalne, które ciążą na sprzedawcy wobec kupującego. Paragon elektroniczny musi także mieć ściśle określony w przepisach format. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza gdy rynek zaczyna nadużywać określenia „e-paragon” wobec rozwiązań, które z perspektywy prawnej nim w ogóle nie są (np. agregatory zdjęć paragonów, czy eparagon jako zwykły plik PDF). Po więcej szczegółów, co to jest e-paragon zapraszamy tutaj.
Jak wystawić e-paragon? 3 podstawowe warunki
Aby móc wystawić paragon online, potrzebne są 3 elementy:
- Rejestracja sprzedaży
- Odpowiednie urządzenie fiskalne
- Integracja z dostawcą systemu obsługującego e-paragony
Przejdźmy teraz do szczegółów.
Warunek 1. Rejestracja sprzedaży, czyli kto może wystawiać e-paragony?
Kto może wystawiać eparagony?
Paragony elektroniczne na kasie fiskalnej online może wystawiać każdy sprzedawca, niezależnie od branży, rodzaju czy skali działalności. Ustawodawca nie przewidział tutaj żadnych ograniczeń. To oznacza, że prawie cały rynek sprzedaży stacjonarnej oraz na ten moment ok. 50% rynku e-commerce (a będzie się to zwiększać z czasem) może zamienić drukowanie tradycyjnych dowodów zakupu na paragon elektroniczny. Ważne: nie mówimy tutaj o tzw. kasach wirtualnych, z których może korzystać wyłącznie ograniczona lista branż (więcej informacji o kasach wirtualnych znajdziesz w tym artykule (fakt #3)).
Pozostała część rynku kwalifikuje się do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na urządzeniach fiskalnych. Zdarza się jednak, że nawet w przypadku podmiotów zwolnionych rekomendujemy przejście na eparagony wystawiane na kasie online (zamiast faktur imiennych) – często znacznie bardziej się to opłaca (szczegóły dot. podmiotów zwolnionych w tym artykule). Wynika to z faktu, że przepisy dotyczące zwolnień są niepewne i bardzo zmienne w czasie, a sama ewidencja jest czasochłonna i kosztowna. Wystawiając paragon elektroniczny, nie trzeba monitorować przepisów, a problem ewidencji rozwiązuje się sam.
Rejestracja sprzedaży jest więc warunkiem numer 1, aby móc wystawiać e-paragony. Jeżeli go spełniasz, idziemy dalej.
Warunek 2. Aby wystawiać e-paragony, potrzebujesz drukarki fiskalnej online
Z warunku 1 wynika bezpośrednio warunek 2: aby wystawiać e-paragony, konieczna jest odpowiednia drukarka fiskalna online. Mimo że same paragony mogą już mieć formę elektroniczną, do ich wystawiania polskie prawo nadal wymaga fizycznego urządzenia fiskalnego ewidencjonującego sprzedaż.
Jednak po otrzymaniu informacji o wystawieniu paragonu elektronicznego do danej transakcji drukarka fiskalna online nie drukuje już paragonów. Wystawia e-paragon i przekazuje go w formie zaszyfrowanego pliku do repozytorium, takiego jak HUB eparagony.pl.
Ważne: aby móc obsługiwać eparagony, model drukarki online musi posiadać homologację Głównego Urzędu Miar. Na rynku jest już wiele takich urządzeń: tutaj sprawdzisz listę drukarek obsługujących e-paragony.
Pochwalimy się, że w ramach usługi eparagony.pl obsługujemy wszystkie dostępne na rynku modele drukarek fiskalnych z homologacją.
Jeżeli więc:
- fiskalizujesz sprzedaż i
- posiadasz właściwą drukarkę fiskalną online
Do wystawiania paragonów elektronicznych pozostał ostatni element.
Warunek 3. Integracja z systemem do wystawiania e-paragonów
Ostatnim warunkiem, aby wystawiać paragony online, jest integracja z systemem obsługującym wystawanie e-paragonów (najlepiej zewnętrznym). Zgodnie z przepisami sprzedawca musi zapewnić wydanie e-paragonu nabywcy i właśnie m.in. w tym zakresie usługa eparagony.pl pozwala przedsiębiorcy spełnić ten wymóg regulacyjny.
W przypadku naszej usługi integracja musi być przeprowadzona na dwóch poziomach (dotyczy to zarówno e-commerce, jak i sklepu stacjonarnego):
- Integracja systemu sprzedaży / sklepu z HUBem eparagony.pl
- Konfiguracja drukarki fiskalnej online
Ad 1. Integracja sklepu z eparagony.pl może wydarzyć się na kilku poziomach. Wybierz ten, który najlepiej wpasuje się w Twoje procesy:
- Platformy dla e-commerce, np. Woocommerce
- Integratorzy, np. BaseLinker
- Programy księgowe lub ERP, np. Subiekt, Comarch, wFirma
- Platformy sektorowe, np. Obiado, Hotres
- Dla systemów indywidualnych: integracja przez API eparagony.pl
Tutaj znajdziesz wszystkie dostępne integracje z eparagony.pl. Jeżeli nie korzystasz z żadnego systemu obsługującego sprzedaż, możesz rozważyć naszą aplikację eKasa online.
Ad. 2
Integrację i konfigurację drukarki fiskalnej możesz przeprowadzić samodzielnie i/lub z pomocą serwisanta Twojego sprzętu. Konfiguracja obejmuje m.in. podłączenie drukarki, aktywację usługi oraz uruchomienie naszego autorskiego programu sterującego. Cały proces szczegółowo opisujemy w dokumentacji wdrożeniowej, którą otrzymasz po rejestracji. Zawiera ona także instrukcję wdrożenia integracji oraz wytyczne w zakresie zgodności regulacyjnej (compliance).
Cały proces wdrożenia usługi eparagony.pl zwykle trwa mniej niż 24h.
Chcesz wystawiać paragony elektroniczne?
Zajrzyj do naszej instrukcji krok po kroku, jak zacząć wystawiać paragony online.
